Informační povinnost pro potenciální klienty a klienty

Společnost Optimal-Energy.cz, a.s., se sídlem Příkop 838/6, Zábrdovice, 602 00 Brno, IČO:
29235642, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. B
6182 (dále jen „Společnost“) jakožto správce si tímto v souladu s nařízením Evropského
parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním
osobních údajů (dále jen „Nařízení“) ve znění účinném od 25. 5. 2018., dovoluje informovat
své potenciální klienty a klienty (dále jen „Subjekty údajů“) o zpracování jejich osobních údajů.
Ochrana soukromí klientů a jejich osobních údajů patří mezi priority Společnosti. Tyto údaje
považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe důraz na bezpečnost při
jejich zpracování, na vhodný výběr smluvních partnerů, kteří mají k osobním údajům
potenciálních klientů a klientů přístup a striktní dodržování všech pravidel, kterými jsme vázáni.
Tato informace se netýká osobních údajů právnických osob, včetně názvu, právní formy a
kontaktních údajů právnické osoby.
Společnost tímto informuje Subjekty údajů, že zpracovává jejich osobní údaje na základě
následujících právních titulů a pro následující účely:
a) Poskytování služeb
Právní titul: Plnění smluvní povinnosti
Subjekt údajů: klient
Účel: realizace poskytnutí služeb na základě objednávky a smlouvy
Rozsah: nezbytně nutný pro splnění povinností Společnosti
Doba uložení: i) po dobu trvání smlouvy,
ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání
promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze
strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem
b) Změna údajů klienta – vlastníka odběrného místa – kopie OP
Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem údajů udělen
Subjekt údajů: klient
Účel: pořízení kopie občanského průkazu v případě změn či úpravy osobních údajů
klienta – vlastníka odběrného místa pro kontrolu nových údajů
Doba uložení: po dobu nezbytnou k zapracování a kontrole změn nebo do doby
odvolání souhlasu ze strany Subjektu údajů
c) Záznam o jednání s klientem
Právní titul: plnění smlouvy, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením
smlouvy na žádost subjektu údajů,
Subjekt údajů: klient
Účel: příprava nabídky služeb pro subjekt údajů, se kterou si přeje být kontaktován
Doba uložení: i) po dobu trvání smlouvy nebo jednání vedoucím k uzavření smlouvy
ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání
promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze
strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené
zákonem,
d) Poskytnutí servisní služby
Právní titul: souhlas
Subjekt údajů: klient
Účel: poskytnutí servisní služby 1 x za rok informovat o změnách cen a dění na
energetickém trhu
Doba uložení i) po dobu trvání smlouvy nebo jednání vedoucím k uzavření smlouvy
ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání
promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze
strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené
zákonem,
iii) nebo do doby odvolání souhlasu ze strany Subjektu údajů, byl-li
odvolán dříve
e) Přímý marketing – u stávajících klientů
Právní titul: Oprávněný zájem
Subjekt údajů: klient
Účel: nabízení obchodu a služeb v oblasti energetiky, zejména zasílání
obchodních sdělení
Rozsah: jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa
Doba uložení: klienti: po dobu trvání smluvního vztahu případně do doby
projevu nesouhlasu ze strany Subjektu údajů
f) Přímý marketing – u potenciálních klientů
Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem
udělen,
Subjekt údajů: potenciální klient (potenciálním klientem jste pro nás do té doby,
dokud nezačneme dojednávat konkrétní parametry smlouvy)
Účel: nabízení obchodu a služeb v oblasti energetiky, zejména zasílání
obchodních sdělení
Rozsah: jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa
Doba uložení: 3 roky, případně do doby odvolání souhlasu ze strany Subjektu
údajů
g) Vzdělávání pro veřejnost
Právní titul: Plnění smluvní povinnosti
Subjekt údajů: Účastníci školení
Účel: Pořádání školení pro veřejnost, přihlášení účastníka,
zaznamenání účasti
Rozsah: Potřebné údaje pro realizaci školení pro veřejnost – ID (pokud
má), titul před/za jménem, jméno, příjmení, e-mail, adresu, ID
sponzora, jméno a příjmení osoby, jež účastníka doporučila
Doba uložení: i) před a po dobu trvání školení,
ii) v nezbytně nutném rozsahu po jeho skončení po dobu trvání
promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo
ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené
zákonem,
Osobní údaje zpracovávané pod písmenem f) jsou údaje dobrovolné, a jsou tudíž ze strany
Subjektu údajů poskytnuty dobrovolně.
Udělený souhlas lze kdykoliv odvolat s účinky do budoucna písemným vyjádřením zaslaným
na adresu naší Společnosti. Za neudělení souhlasu nebo jeho následné odvolání nemůže být
Subjekt údajů Společností žádným způsobem sankcionován. Udělení nebo neudělení nebo
pozdější odvolání jakéhokoli souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá vliv na realizaci
smluvního vztahu mezi Společností jako poskytovatelem služeb a Subjektem údajů. Subjekt
údajů může již udělený souhlas odvolat písemným vyjádřením doručeným na adresu
Společnosti.
Osobní údaje Subjektu údajů budou zpracovávány automatizovaně i prostřednictvím
zaměstnanců Společnosti. Společnost však neprovádí žádné individuální automatizované
rozhodování včetně profilování.
Osobní údaje mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány/zpřístupněny ke zpracování
dodavatelům následujících služeb:
i. Energetickým poradcům spolupracující se Společností;
ii. Spolupracujícím osobám v oblasti administrativy
iii. Dodavatelům Společnosti v oblasti energetiky
iv. Dodavatelům Společnosti v oblasti IT služeb a IT systémů
v. Dodavatelům Společnosti v oblasti marketingu
Společnost informuje Subjekt údajů, že za podmínek stanovených v Nařízení Subjekt údajů
vůči Společnosti:
– Právo na přístup – Subjekt údajů může Společnost požádat o přístup k osobním
údajům, které o něm zpracovává. Společnost poskytne i kopii zpracovávaných
osobních údajů.
– Právo na opravu – Subjekt údajů může Společnost požádat o opravu nepřesných
nebo nekompletních osobních údajů, které o něm zpracovává
– Právo na výmaz – Subjekt údajů může Společnost požádat, aby vymazal jeho
osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:
a. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly
shromážděny nebo jinak zpracovány;
b. Subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly jeho osobní
údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich
zpracování;
c. Subjekt údajů vznesl námitku proti tomu být předmětem rozhodování
založeného na automatizovaném zpracování jeho osobních údajů a
neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto
zpracování nebo vznesl námitky proti zpracování jeho osobních údajů pro
účely přímého marketingu;
d. osobní údaje Subjektu údajů byly zpracovány protiprávně;
e. osobní údaje Subjektu údajů musí být vymazány ke splnění právní
povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na
správce vztahuje;
f. osobní údaje Subjektu údajů byly shromážděny v souvislosti s
nabídkou služeb informační společnosti
– Právo na omezení zpracování – Subjekt údajů může Společnost požádat, aby
omezil zpracování jeho osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících
situací:
a. Subjekt údajů popřel přesnost osobních údajů, a to na dobu
potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
b. zpracování osobních údajů Subjektu údajů je protiprávní, ale Subjekt
údajů odmítá výmaz těchto údajů a místo toho žádá o omezení jejich použití;
c. Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale
Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d. Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů
podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody
Společnosti převažují nad oprávněnými důvody Subjektu údajů
– Právo na přenositelnost údajů – v případech předpokládaných nařízením GPDR má
Subjekt údajů právo získat osobní údaje, které se ho týkají, a které jste poskytl
Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu
s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob
– Právo na odvolání souhlasu – pokud je zpracování osobních údajů Subjektu údajů
založeno na souhlasu, má Subjekt údajů práv svůj souhlas se zpracováním
osobních údajů pro účel, pro který souhlas dal, kdykoliv odvolat
– Právo vznést námitku – Subjekt údajů může kdykoliv vznést námitku proti
zpracování svých osobních údajů u Společnosti pro účely přímého marketingu
prováděného na základě oprávněného zájmu Společnosti
– Právo podat stížnost – Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu,
kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
www.uoou.cz
Za účelem uplatnění svých práv může Subjekt údajů kontaktovat Společnost písemně na
adrese jejího sídla nebo na e-mailové adrese gdpr@optimal-energy.cz
Tímto byl Subjekt údajů poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 – 22 Nařízení