Informační povinnost pro zaměstnance a uchazeče o zaměstnání

Společnost Optimal-Energy.cz,a.s., se sídlem Příkop 838/6, Zábrdovice, 602 00 Brno, IČO:
29235642, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. B
6182 (dále jen „Společnost“ nebo „Zaměstnavatel“) tímto v souladu s nařízením Evropského
parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním
osobních údajů (dále jen „Nařízení“) ve znění účinném od 25.5.2018., informuje své
zaměstnance a uchazeče o zaměstnání u Společnosti (dále jen „Subjekty údajů“) o
zpracování jejich osobních údajů.
Zaměstnavatel tímto informuje Subjekty údajů, že zpracovává jejich osobní údaje na základě
následujících právních titulů a pro následující účely:
a) Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona
Subjekt údajů: zaměstnanec
Účel: realizace pracovněprávního vztahu a realizace souvisejících zákonem
stanovených povinností Zaměstnavatele
Rozsah: nezbytně nutný pro splnění povinností Zaměstnavatele
Doba uložení i) po dobu trvání pracovněprávního vztahu,
ii) v nezbytně nutném rozsahu po jeho skončení po dobu trvání
promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Zaměstnavatele a/nebo ze
strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem,
b) Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem údajů udělen
Subjekt údajů: zaměstnanec, jednatel Společnosti
Účel: použití a zveřejnění fotografie a/nebo audio či video záznamu Subjektu údajů na
webové stránce optimal-knowledge.cz, popř. optimal-knowledge.rajce.idnes.cz za
účelem propagace interních přednášek a seminářů Společnosti
Doba uložení: fotografie a/nebo audio či video záznam budou uveřejněny po dobu
trvání pracovního poměru Subjektu údajů u Společnosti nebo do doby odvolání
souhlasu ze strany Subjektu údajů
c) Právní titul: Plnění povinnosti vyplývající ze zákona o daních příjmů v případě, že si
zaměstnanec přeje uplatnit daňovou slevu nebo jiné zvýhodnění
Subjekt údajů: vyživované děti zaměstnance, manžel/ka zaměstnance
Účel: uplatnění daňové slevy nebo jiného daňového zvýhodnění zaměstnance
Doba uložení: i) po nezbytně nutnou dobu k uplatnění nároku zaměstnance na
daňovou slevu nebo jiné daňové zvýhodnění,
ii) po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany
Zaměstnavatele a/nebo ze strany Subjektu údajů a/nebo
zaměstnance a po dobu eventuální archivační doby stanovené
zákonem
d) Právní titul: Plnění povinnosti vyplývající ze zákona o daních příjmů v případě, že si
zaměstnanec přeje uplatnit daňovou slevu nebo jiné zvýhodnění
Subjekt údajů: zaměstnanec
Účel: uplatnění daňové slevy nebo jiného daňového zvýhodnění zaměstnance
Doba uložení: i) po nezbytně nutnou dobu k uplatnění nároku zaměstnance na
daňovou slevu nebo jiné daňové zvýhodnění,
ii) po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany
Zaměstnavatele a/nebo ze strany zaměstnance a po dobu
eventuální archivační doby stanovené zákonem
e) Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona
Subjekt údajů: uchazeč o zaměstnání
Účel: realizace výběrového řízení na obsazení volného pracovního místa
Rozsah: nezbytně nutný, který bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy
nebo dohody mimo pracovní poměr nebo dohody o provedení práce
Doba uložen: po dobu trvání výběrového řízení
Poskytnutí osobních údajů pod písmenem a) a c) -e) je zákonným požadavkem. Subjekt údajů
poskytuje osobní údaje uvedené pod písmenem a) a f) povinně.
Osobní údaje zpracovávané pod písmenem b) jsou údaje dobrovolné, a jsou tudíž ze strany
Subjektu údajů poskytnuty dobrovolně.
Již udělený souhlas lze kdykoliv odvolat s účinky do budoucna. Za neudělení souhlasu nebo
jeho následné odvolání nemůže být Subjekt údajů Společností jako zaměstnavatelem resp.
uživatelem žádným způsobem sankcionován. Udělení nebo neudělení nebo pozdější odvolání
jakéhokoli souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá vliv na realizaci pracovněprávního
vztahu mezi Společností jako zaměstnavatelem a Subjektem údajů. Subjekt údajů může již
udělený souhlas odvolat písemným vyjádřením doručeným na adresu Společnosti, příp. může
kontaktovat personální oddělení Společnosti, které mu s odvoláním souhlasu bude
nápomocné.
Osobní údaje Subjektu údajů budou zpracovávány automatizovaně i prostřednictvím
zaměstnanců Společnosti. Společnost však neprovádí žádné individuální automatizované
rozhodování včetně profilování.
Osobní údaje mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány/zpřístupněny ke zpracování:
a) Dodavatelům následujících služeb:
 Externí mzdová účetní
b) Odběratelům následujících služeb:
Společnost informuje Subjekt údajů, že za podmínek stanovených v Nařízení Subjekt údajů
vůči Společnosti:
a) má právo na výmaz svých osobních údajů v případech předpokládaných Nařízením;
b) má právo na přístup ke svým osobním údajům;
c) má právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů v případě, že:
i. Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k
tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
ii. zpracování je protiprávní a Subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů
a žádá místo toho o omezení jejich použití;
iii. Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale
Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních
nároků;
iv. Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1
Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti
převažují nad oprávněnými důvody Subjektu údajů;
d) pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude
mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Společnost
toto porušení bez zbytečného odkladu Subjektu údajů.
e) Právo na přenositelnost – pouze u osobních údajů zpracovávaných na základě
smlouvy anebo souhlasu a k tomu automatizovaně.
f) Právo na námitku – pouze u zpracování osobních údajů na základě oprávněného
zájmu Společnosti anebo pro splnění úkolu prováděném ve veřejném zájmu
Za účelem uplatnění svých práv může Subjekt údajů kontaktovat Společnost písemně na
adrese jejího sídla nebo na e-mailové adrese gdpr@optimal-energy.cz.
Subjekt údajů má rovněž právo obrátit se na Úřad na ochranu osobních údajů či podat stížnost
k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Tímto byl Subjekt údajů poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 – 22 Nařízení